内部統制システム

竹田印刷株式会社およびグループ各社(以下「竹田グループ」という)は、取締役および使用人のコンプライアンスに対する意識の向上を期して、「竹田グループ 行動規範」を定め、研修を実施するなどして広く浸透を図る。さらに、職務の執行が法令・定款に適合することを確保するため、以下に掲げるように内部統制システムの体制を整備し、その運用を取締役および使用人に徹底する。
1.取締役および使用人の職務の執行が法令・定款に適合することを 確保するための体制
取締役および執行役員は、「竹田グループ 行動規範」を率先垂範するとともに、その順守の重要性について繰り返し情報発信することにより、グループ全体にその徹底を図る。 取締役は、重大な法令違反その他法令および社内規程の違反に関する重要な事実を発見した場合には、直ちに監査役に報告するとともに、遅滞なく取締役会において報告する。 内部監査部署は、業務の有効性、効率性、法令等の順守、財務報告の信頼性を目的にグループ会社を含めて、計画的に監査を実施する。 リスク管理委員会では、竹田グループ各社における不正行為の予防措置、法令違反行為等が発見された場合の是正措置等の活動を促進する。
2.取締役の職務の執行に係る情報の保存・管理に関する体制
取締役の職務の遂行に係る文書(電磁的記録を含む)は、これに関連する資料とともに文書管理規程に従って保存・管理する。また、個人情報の取扱に関しては、個人情報保護規程に基づいて対応する。 取締役会議事録など取締役の職務の遂行に重要な文書については、取締役および監査役が常時閲覧できるよう検索可能な状態を維持する。
3.損失の危険の管理に関する規程その他の体制
損失の危険およびその他のリスクを統括的に管理するため、リスク管理委員会を設置する。この管理委員会はリスク管理規程等に基づいて個々のリスク(コンプライアンス、経営戦略、業務運営、環境、災害など)に対処する責任部署を定めるとともに、グループ全体のリスクを網羅的・統括的管理する体制を確保する。 経営上の重大なリスクへの対応方針その他リスク管理の観点から重要な事項については、取締役会において報告する。 各事業部署等は、その担当業務に関するリスクの把握に努め、優先的に対応すべきリスクを選定した上で、具体的な対応策を決定し、適切にリスク管理を行う。 内部統制推進部署は、各事業部署等が実施するリスク管理が体系的、効果的に行われるよう必要な支援、調整および指示を行う。 内部監査部署は、リスク管理に係る事項を含めて監査し、監査を受けた部署は是正、改善の必要のあるときには、内部統制推進部署および関連する部署と連携してその対策を講じる。
4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
取締役の職務が適正かつ効率的に行われることを確保するため、取締役会の運営に関する規程を定めるとともに、社内規程に基づく職務権限および意思決定ルールを定める。 定例の取締役会を毎月1回開催するに加え、必要に応じて臨時取締役会を開催し、重要事項の決定ならびに取締役の業務執行状況の監督等を行う。 業務の運営に関しては、竹田グループの中期経営計画および年度計画に基づき、各社がそれぞれ年度予算を策定し、定例取締役会において進捗状況を確認する。 経営の効率化とリスク管理を両立させ、内部統制が有効に機能するよう、情報システムの主管部署を置き維持管理、整備等を進め、全社レベルでの最適化を図る。
5.財務報告の信頼性を確保するための体制
適正な会計処理を確保し、財務報告の信頼性を向上させるため、経理業務に関する規程を定めるとともに、「竹田グループ 財務報告に係る内部統制の基本方針」に従い、財務報告に係る内部統制の体制の維持・改善を図る。 グループ全体の財務報告に係る内部統制については、金融商品取引法および関連する規則等に基づき、整備・運用するとともに、その仕組みが適正に機能することを継続的に評価し、必要な是正を行う。
6.企業集団における業務の適正を確保するための体制
竹田グループ全体の業務の適正性を確保するため、グループ全体を対象とするリスク管理委員会を開催するとともに、グループ各社を対象にした内部監査を実施する。 さらに、法令順守の観点から、グループ各社に対し「竹田グループ 行動規範」を配付し徹底を図るとともに、法令に反する行為等を早期に発見し是正するため、竹田グループの全従業員を対象とした「公益通報処理制度」を設置し、運用する。
7.反社会的勢力の排除に向けた体制
「竹田グループ 行動規範」において、反社会的勢力との関係拒絶について記載し、順守すべきルールとして徹底する。反社会的勢力からの不当要求について総務部署を対応窓口と定め、情報収集や外部との情報交換に努めるとともに、警察、顧問弁護士との連携に努める。
8.監査役の職務を補助すべき使用人に関する体制 およびその使用人の独立性に関する事項
必要に応じて監査役の職務を補助するための使用人を置くこととし、その人事異動については監査役会と担当取締役が協議して行い、人事評価については監査役会が行うこととする。
9.取締役・使用人が監査役に報告するための体制 およびその他の監査役への報告に関する体制
監査役の要請に応じて、取締役および使用人は、事業および内部統制の状況等の報告を行い、内部監査部署は内部監査の結果等を報告する。 取締役および使用人は、重大な法令・定款違反および不正行為の事実、または会社に著しい損害を及ぼす恐れのある事実を知ったときには、すみやかに監査役に報告する。 公益通報処理制度の責任者は、同制度の運用状況および通報の内容を報告する。
10.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
監査役は、監査役監査基準に基づいて監査を行うことにより、監査の実効性を確保する。 監査役は取締役会に出席して、重要な意思決定の過程および業務の執行状況を把握する。 監査役は、月1回定期的に監査役会を開催するほか、必要に応じて臨時に開催し、監査実施状況等について意見交換および協議を行うとともに、代表取締役、会計監査人および内部監査部署と定期的にまたは必要に応じて意見交換を行い、監査の実効性の確保を図る。 以上